請求書は発行より、入金確認のほうが手間がかかる

請求書ツールの比較記事は、たいてい「作成が簡単」「テンプレートが豊富」という話で終わります。

実際にやってみると、作るのは一番軽い工程です。重いのは送った後。誰から入金があって、誰からまだ来ていないかを追う作業がずっと残ります。

月末に発生している作業を分解する

私の場合、こういう順序でした。

請求書を作る。送る。入金を待つ。通帳の入金明細と請求書を突き合わせる。入金がないものを見つける。相手に連絡する。入金を確認する。会計に記録する。

このうち、ツールで大きく減るのは最初の2つです。残りの6つは、仕組みを作らないと減りません。

発行を軽くする

とはいえ、まず発行から。ここは素直に自動化できます。

毎月同じ相手に同じ金額を請求しているなら、定期請求の機能を使います。Misocaにもfreee会計にもマネーフォワード クラウド確定申告にも、繰り返し請求の仕組みがあります。

金額が毎月変わる場合でも、テンプレートを作っておけば入力は金額だけになります。取引先ごとにテンプレートを1つ用意しておくのが、いちばん手数が少ない。

送付は、メール添付よりツールからの直接送信のほうが記録が残ります。「送った・送っていない」の水掛け論を避けられます。

入金の照合を軽くする

ここが本題です。

銀行口座を会計ソフトと連携する。 これで入金明細が自動で取り込まれます。請求書もそのソフトで発行していれば、金額と日付で突き合わせが半自動になります。

請求書と会計を別のツールでやっていると、この照合が手作業のままになります。ツールを分けている場合、連携できるかどうかを先に確認しておいたほうがいい。

振込名義を統一してもらう。 これは相手にお願いする話ですが、効きます。会社名で振り込まれるはずが担当者の個人名で来ると、誰からの入金か分からなくなる。請求書に「お振込名義は御社名でお願いします」と一行入れておくだけで、かなり減ります。

専用口座を使う。 事業用の口座を分けていれば、入金明細に生活費が混ざりません。照合する対象が減ります。

未入金を追う仕組み

いちばん気が重い作業です。だからこそ、仕組みにしておく価値がある。

支払期日を過ぎた請求を自動で表示する機能が、請求書ツールにはたいてい付いています。まずこれを有効にする。自分で覚えておこうとしない。

そのうえで、催促の文面をテンプレートにしておきます。毎回文章を考えるから気が重くなるので、書かなくていい状態にしておく。

お世話になっております。〇月〇日付でお送りした請求書（No.〇〇）につきまして、〇月〇日が支払期日となっておりました。行き違いでしたら失礼いたします。ご確認いただけますと幸いです。

「行き違いでしたら失礼いたします」を入れておくと、送るときの心理的な負担が下がります。実際に行き違いのことも多い。

期日を過ぎる前にできること

未入金の多くは、悪意ではなく処理漏れです。相手の経理が請求書を受け取っていない、担当者が回していない、支払サイクルの締めに間に合わなかった。

だから、支払期日を相手の締め日に合わせるだけで減ります。月末締め翌月末払いの会社に、月中の期日で請求書を出しても、そのサイクルには乗りません。

取引開始時に締め日と支払日を聞いておく。これは請求のたびに効いてきます。

記録の残し方

請求書の控えには保存義務があります。電子データで受け渡ししたものは、電子帳簿保存法の要件に沿った保存が求められます。要件は改正されているので、国税庁のサイトで最新の内容をご確認ください。

ツールの中に置いておく場合、そのツールを解約したら取り出せなくなることは意識しておいたほうがいい。年に一度、PDFで書き出して手元に置いておくと安心です。

どこから手を付けるか

事業用の口座を分けて、会計ソフトと連携する。この2つを先にやってください。

請求書ツールを選ぶより、こちらのほうが照合作業に効きます。逆に、口座が混ざったままだと、どんな請求書ツールを入れても月末の突き合わせは残ります。

各サービスの料金・機能は変更されます。契約前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。帳簿・書類の保存要件は改正されるため、国税庁の公式情報をあわせてご確認ください。