稼働時間を記録すると、受けるべき案件が見えてくる

見積もりが当たらない、という悩みがあります。3日で終わると思った作業が1週間かかる。

原因はたいてい、過去に同じ作業が何時間かかったかを知らないことです。感覚で見積もっているので、当たるはずがない。

記録すると何が分かるか

数か月分たまると、いくつかのことが見えてきます。

案件ごとの実質の時給。 単価を稼働時間で割ると出ます。高い単価だと思っていた案件が、実は割に合っていなかった、ということがよくあります。

作業ごとの所要時間。 「この種類の作業は毎回4時間」と分かると、見積もりが安定します。

見えない時間。 打ち合わせ、メールのやり取り、修正対応、請求書の作成。これらは単価に含まれていますが、見積もりのときに忘れられます。実際にはここが3割を占めることもあります。

3つ目が一番効きます。作業時間だけで見積もると、必ず足りなくなる。

続く記録のしかた

細かく記録しようとすると続きません。私が失敗したのは、15分単位で全部を分類しようとしたときです。3日で辞めました。

いま続いているのは、開始と終了だけを書く方法です。

10/1 9:30-12:00 A社 記事執筆 10/1 13:00-13:40 A社 打ち合わせ 10/1 14:00-16:30 B社 修正対応

これだけ。分類も集計も後回しにします。書くのに5秒しかかからない形にするのが、続けるための条件です。

道具は何でも構いません。Notionのデータベースでも、Google Workspaceのスプレッドシートでも、紙のノートでも。集計しやすい形かどうかより、書くのが億劫でないかどうかで選んでください。

集計は月に一度

毎日集計しても意味がありません。月末にまとめて見ます。

見るのは2つ。案件ごとの合計時間と、それを単価で割った時給。

これを数か月続けると、案件の傾向が出ます。同じ種類の仕事なのに、相手によって時給が倍違う、ということが分かる。

差が出る原因はたいてい、修正の回数と、コミュニケーションの手間です。作業内容ではなく、相手との進め方で決まっている。

見積もりに反映する

実績が溜まったら、見積もりの出し方を変えます。

作業時間を見積もったら、そこに打ち合わせと修正の分を足す。 実績から比率が出ているはずなので、それを掛ける。

そのうえで、少し余裕を持たせる。予定より早く終われば喜ばれますが、遅れると信用に響きます。非対称なので、余裕を持たせるほうが得です。

断る判断に使う

時給が出ると、案件を断る判断がしやすくなります。

「この案件は前回、時給換算で〇円だった」という事実があると、感情ではなく数字で決められる。続けるかどうかを、我慢の限界ではなく数字で決められるのは大きい。

逆に、割がいいと分かった案件は、似た仕事を積極的に取りに行く材料になります。

記録しないほうがいい場合

すべてを記録する必要はありません。

趣味的にやっている仕事や、関係づくりのために受けている仕事は、時給で測ると続けられなくなります。測る目的は判断材料を得ることであって、全部を効率で評価することではない。

測る対象を決めて、それ以外は測らない。この割り切りがないと、記録自体が負担になります。

始めるなら

今日から、今やっている作業の開始時刻を書くだけで構いません。

過去を遡って再現しようとしないでください。これからの分だけで、3か月後には十分な材料になります。

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