会社でAIツールを使う前に、確認しておく3つのこと

「便利だから使っています」で押し通せる期間は、そう長くありません。

会社の情報を個人契約のAIサービスに入れて、後から問題になるケースは実際にあります。多くは悪意ではなく、確認の順番を飛ばしただけです。ここを先に片付けておくと、堂々と使えるようになります。

1. 何を入れてよいかの線引き

いちばん大事なのがここです。「AIを使ってよいか」ではなく「何を入れてよいか」で考えると、判断がしやすくなります。

明らかに入れないほうがよいものから並べます。

顧客の個人情報。未公開の財務情報。人事の評価や処遇に関する内容。取引先との秘密保持契約の対象になっている資料。ソースコード（自社のものであっても、権利や機密の扱いは会社の方針次第）。

逆に、問題になりにくいのは、すでに公開されている情報、一般的な知識を問う質問、自分が書いた文章の推敲、社外に出しても差し支えない範囲の相談です。

境界にあるのが、社内の議事録、提案書の下書き、業務フローの説明。ここは会社の方針を確認するしかありません。

2. 入力内容が学習に使われる設定

各サービスに、入力した内容をモデルの改善に使うかどうかの設定があります。プランによって既定値が違います。

無料プランは学習に使う設定が既定で、有料プランや法人プランでは使わない、という構成が一般的です。ただしこれも改定されるので、思い込みで判断しないほうがいい。

やることは単純です。契約したら、設定画面をいちど開いて確認する。それだけ。ChatGPT、Claude、Geminiのいずれにも該当する設定があります。

これを確認したという事実は、後で説明を求められたときに効きます。

3. 誰に確認するか

社内に情報システム部門があるなら、そこです。ない場合は、上長に確認する。

確認の仕方にコツがあります。「AIを使っていいですか」と聞くと、判断できないので「だめ」と言われます。判断材料がないからです。

代わりに、こう聞く。

「〇〇の作業に△△というサービスを使いたい。入力するのは□□の範囲で、顧客情報は含めない。入力内容は学習に使われない設定にできる。この条件で問題ないか確認したい」

何を入れて、何を入れないかを先に決めてから聞く。 相手は可否を判断するだけで済むので、答えが返ってきやすくなります。

会社がすでに契約しているかもしれない

意外と見落とされるのがこれです。

Google Workspace や Microsoft 365 の上位プランには、AI機能が含まれていることがあります。会社がすでに契約している場合、個人で契約する必要がないうえに、情報の取り扱いも会社の契約の範囲内で済みます。

個人契約する前に、Google WorkspaceやMicrosoft 365の契約状況を確認する価値はあります。使えるものが目の前にあるのに気づいていない、というのはよくある話です。

ルールを作る側になった場合

小さい会社で「ルールを決めてほしい」と言われることがあります。私も何度か相談を受けました。

そのとき、最初から細かい規程を作ろうとすると頓挫します。誰も読まないし、想定外のケースが必ず出るからです。

現実的なのは、A4一枚に次の3つを書くこと。

入れてはいけない情報の例を具体的に列挙する（抽象的な「機密情報」では判断できません）。使ってよいサービスを数個に限定して挙げる。判断に迷ったときの相談先を明記する。

これだけあれば、大半のケースは処理できます。足りない部分は事例が出てから足す。最初から完璧を目指すより、更新できる形にしておくほうが機能します。

禁止されている場合

会社が明確に禁止しているなら、従ってください。抜け道を探すべきではありません。

そのうえで、禁止の理由を聞いてみる価値はあります。「情報漏洩が心配」であれば、入力範囲を限定する提案で解決するかもしれない。「よく分からないから」であれば、判断材料を提供することで変わる可能性があります。

ただし、これは組織の判断です。個人で押し切る話ではない。

順番だけ間違えなければいい

使うことを決めてから確認するのではなく、確認してから使う。順番の問題です。

面倒に見えますが、一度通してしまえば以降は自由に使えます。逆に、確認しないまま使い続けると、いつ止められるか分からない状態が続きます。落ち着かないまま便利さを享受するより、先に片付けたほうが楽です。

各サービスの料金・機能・規約は変更されます。利用前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。